05.02.04.01

Recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor

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Baja Técnico + Servicios

ℹ Si el caso encaja directamente con Recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor → este nodo. Si el foco principal es Solicitud de factura pendiente a proveedor → `5.2.4.2`. Si el foco principal es Factura de servicio puntual o guardia (extra no contratado) → `5.2.4.3`. Si el problema principal es la incidencia técnica en la instalación, revisar F01 o F09 según corresponda.

Competencia

administrador

SLA respuesta

1 semanas — Planificación y resolución en el próximo ciclo de mantenimiento

Estándares FM

ISO 41001 §8.4 GEFMA 520

Señales de alarma

• "archivar la factura del proveedor"
• "registrar la factura"
• "dar conformidad a la factura"
• "tenemos un caso de recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor"
• "necesitamos revisar recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor"

Ejemplos reales

• Ha llegado la factura de la empresa de limpieza de marzo y hay que registrarla y archivarla
• La comunidad comunica recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor y solicita revisión dentro del ámbito de gestión administrativa de facturación de proveedores.
• Tras detectarse recepción, conformidad y archivo de factura de proveedor, se revisa la documentación y se define la actuación administrativa o técnica correspondiente.
• La administradora recibe por email la factura de la empresa de jardinería correspondiente al mes de abril. Antes de dar la orden de pago, verifica que el importe coincide con la tarifa contractual, que el período facturado es correcto y que no hay cargos adicionales no autorizados. Conforme la factura, la registra en el sistema de gestión con número de proveedor y mes, la archiva en el expediente digital de la finca y tramita el pago antes del vencimiento para evitar intereses de demora.

Palabras clave

facturarecepciónarchivoconformeregistrar facturaproveedor facturadar el visto bueno a la facturafactura recibida sin revisarhay que aprobar la factura antes de pagararchivar el justificante del proveedor

Riesgos asociados

R.16 medio

Riesgo Incumplimiento Contrato

El proveedor o contratista no cumple las condiciones del contrato (plazos, calidad, presencia), generando penalidades, rescisión o reclamación económica.

Acciones requeridas

A.19

Verificar contrato proveedor

Garantías, penalizaciones y SLAs del contrato

A.40

Verificar resolución y cerrar incidencia

Confirmar resolución en campo o con evidencia y cerrar el expediente con validación.

A.42

Programar control preventivo

Planificar control preventivo periódico (limpieza, revisión o ajuste) para evitar recurrencia.

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