07.02.02.02
Libro de actas no actualizado o extraviado
Media Servicios generales
Señales de alarma
- "el libro de actas no está al día"
- "faltan actas en el libro de la comunidad"
- "tenemos un caso de libro de actas no actualizado o extraviado"
- "necesitamos revisar libro de actas no actualizado o extraviado"
- "hay un problema con libro de actas no actualizado o extraviado en la comunidad"
Ejemplos reales
- El libro de actas de la comunidad no tiene registradas las juntas de los últimos 2 años; el administrador debe transcribirlas antes de la próxima junta ordinaria.
- En el proceso de cambio de administrador, el nuevo despacho detecta que el libro de actas físico desapareció y solicita al anterior que lo devuelva o que certifique su contenido.
- El propietario del 4ºD necesita acreditar un acuerdo de junta de 2019 para un litigio, pero el libro de actas no recoge esa reunión; el administrador debe reconstruir la documentación.
Palabras clave
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Riesgos asociados
R.21 bajo
Riesgo Perdida Validez Documental
Certificaciones, pólizas, contratos o actas caducan o son inválidos, exponiendo a la comunidad a sanciones o indefensión legal.
Acciones requeridas
A.28
Elevar decisión a junta de propietarios
Cuando la incidencia supera la capacidad de decisión del administrador, incluirla en el orden del día de la próxima junta o convocar junta extraordinaria.
A.40
Verificar resolución y cerrar incidencia
Confirmar resolución en campo o con evidencia y cerrar el expediente con validación.
A.42
Programar control preventivo
Planificar control preventivo periódico (limpieza, revisión o ajuste) para evitar recurrencia.