12.03.03.02

Contratos de mantenimiento no archivados en el LE

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Baja Técnico + Servicios

ℹ Si el caso encaja directamente con Contratos de mantenimiento no archivados en el LE → este nodo. Si el foco principal es Operaciones de mantenimiento no registradas en el LE → `12.3.3.1`. Si el foco es la incidencia viva en una instalación y no la trazabilidad documental, revisar F01 o F06.

Competencia

administrador

Normativa

Decreto 25/2011 CV anejo A.6 impreso 2

SLA respuesta

1 semanas — Archivar todos los contratos activos en el LE

Estándares FM

ISO 41001 §7.5 GEFMA 200 DIN EN 13306

Señales de alarma

• "no tenemos copia del contrato del ascensor"
• "los contratos de mantenimiento no están en el LE"
• "tenemos un caso de contratos de mantenimiento no archivados en el le"
• "necesitamos revisar contratos de mantenimiento no archivados en el le"
• "hay un problema con contratos de mantenimiento no archivados en el le en la comunidad"

Ejemplos reales

• Contrato de mantenimiento de ascensor no archivado en el LE
• Empresa de limpieza sin contrato en el expediente
• Al tramitar un cambio de seguro, la aseguradora de la comunidad del carrer de Provença 66 exige copia de los contratos de mantenimiento obligatorios; el administrador constata que los contratos de ascensor y PCI no están en el LE y solicita copia a las empresas mantenedoras, que los remiten por correo electrónico y quedan archivados en el expediente digital en 48 horas.

Palabras clave

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Riesgos asociados

R.22 medio

Riesgo LE Incompleto o No Actualizado

El Libro del Edificio no está completo, no refleja las últimas actuaciones o no se ha transferido al nuevo propietario/administrador. Genera indefensión legal y dificultad para acreditar el estado del edificio.

Acciones requeridas

A.31

Actualizar Libro del Edificio

Incorporar al Libro del Edificio la documentación generada por obras, inspecciones, contratos o incidencias recientes. Incluye actualizar el plan de mantenimiento y el registro histórico.

A.40

Verificar resolución y cerrar incidencia

Confirmar resolución en campo o con evidencia y cerrar el expediente con validación.

A.42

Programar control preventivo

Planificar control preventivo periódico (limpieza, revisión o ajuste) para evitar recurrencia.

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