07.02.02.01
Documentos extraviados o no localizables por el administrador
Media Servicios generales
Señales de alarma
- "el administrador no encuentra los documentos"
- "documentación perdida"
- "tenemos un caso de documentos extraviados o no localizables por el administrador"
- "necesitamos revisar documentos extraviados o no localizables por el administrador"
- "hay un problema con documentos extraviados o no localizables por el administrador en la comunidad"
Ejemplos reales
- El presidente pide el contrato de mantenimiento del ascensor para revisarlo antes de renovarlo; el administrador dice que no lo encuentra en el archivo.
- Tras un cambio de administrador, el nuevo despacho detecta que faltan varios expedientes de obras de los últimos cinco años que el anterior administrador no entregó.
- El propietario del 1ºB solicita el presupuesto aprobado en junta hace dos años para una reparación de cubierta; el administrador no localiza el documento y debe reconstruirlo a partir del acta.
Palabras clave
documentosextraviadosperdidosno localizanarchivoexpedienteel administrador no encuentra el contratohan perdido la documentacion de la comunidadno localizan el presupuesto anteriorfaltan papeles en el archivo de la comunidad
Riesgos asociados
R.21 bajo
Riesgo Perdida Validez Documental
Certificaciones, pólizas, contratos o actas caducan o son inválidos, exponiendo a la comunidad a sanciones o indefensión legal.
Acciones requeridas
A.28
Elevar decisión a junta de propietarios
Cuando la incidencia supera la capacidad de decisión del administrador, incluirla en el orden del día de la próxima junta o convocar junta extraordinaria.
A.40
Verificar resolución y cerrar incidencia
Confirmar resolución en campo o con evidencia y cerrar el expediente con validación.
A.42
Programar control preventivo
Planificar control preventivo periódico (limpieza, revisión o ajuste) para evitar recurrencia.